Kundenanfrage
Eine neue Kundenanfrage kommt über die Website.
- Anfrage erhalten
- Daten erfassen
- Vorgang vorbereiten
- Mitarbeiter prüft und entscheidet
- Aufgabe erstellt
WERKIQ / AUTOMATION
Abläufe automatisieren.Arbeit vereinfachen.
WERKIQ entwickelt individuelle Automatisierungen für Unternehmen. Wiederkehrende Schritte können automatisch ausgeführt, Informationen weitergegeben und Aufgaben für Mitarbeiter vorbereitet werden.
- Neue Anfrage
- Daten erfassen
- Vorgang vorbereiten
- Freigabe durch Mitarbeiter
- Aufgabe erstellt
01 / WAS AUTOMATISIERUNG BEDEUTET
Nicht mehr jeden Schritt von Hand ausführen.
Viele Unternehmensprozesse bestehen aus wiederkehrenden Schritten. Prozessautomatisierung übernimmt diese verlässlich, bereitet Informationen vor und leitet den Ablauf weiter – bis ein Mitarbeiter entscheiden oder den nächsten Schritt übernehmen soll.
Auslöser
Eine Anfrage geht ein oder ein definierter Status wird erreicht.
Ablauf
Festgelegte Schritte werden in der vorgesehenen Reihenfolge ausgeführt.
Ergebnis
Informationen sind vorbereitet und die nächste Aufgabe steht bereit.
02 / WAS WIR AUTOMATISIEREN
Wiederkehrende Abläufe. Sauber verbunden.
Anfragen & Formulare
Neue Anfragen strukturiert übernehmen und für die weitere Bearbeitung vorbereiten.
Datenübertragung
Informationen zwischen geeigneten Formularen, Anwendungen und Systemen weitergeben.
Dokumente
Dokumente erfassen, zuordnen, weiterleiten oder für die Bearbeitung vorbereiten.
Aufgaben & Freigaben
Folgeaufgaben vorbereiten, Verantwortliche informieren und Freigaben einholen.
Benachrichtigungen
Nachrichten oder Hinweise auslösen, wenn definierte Bedingungen erfüllt sind.
Individuelle Workflows
Abläufe entwickeln, die auf einen konkreten Unternehmensprozess zugeschnitten sind.
03 / KONKRETE BEISPIELE
Wie das im Betrieb aussehen kann.
Allgemeine Anwendungsbeispiele – keine Kundenreferenzen oder Darstellung tatsächlich angebundener Systeme.
Dokument
Ein neues Dokument trifft ein.
- Dokument eingegangen
- Informationen zuordnen
- Bearbeitung vorbereiten
- Mitarbeiter prüft
- Weiterverarbeitung
Status und Freigabe
Ein Vorgang erreicht einen definierten Status.
- Status erreicht
- Daten aktualisieren
- Beteiligte informieren
- Mitarbeiter entscheidet
- Folgeaufgabe starten
04 / ABGRENZUNG
KI und Automation sind nicht dasselbe.
KI verarbeitet und versteht Inhalte.
- Texte einordnen
- Informationen verstehen
- Fragen beantworten
- Inhalte vorbereiten
- Vorschläge erzeugen
Automation führt definierte Abläufe aus.
- Daten weitergeben
- Aufgaben erstellen
- Nachrichten auslösen
- Informationen übertragen
- Prozessschritte starten
KI und Automation können unabhängig voneinander eingesetzt oder sinnvoll miteinander kombiniert werden.
05 / SINNVOLL EINSETZEN
Nicht alles muss automatisiert werden.
Automatisierung eignet sich besonders für Abläufe, die regelmäßig nach klaren Regeln stattfinden. Entscheidungen und Sonderfälle können weiterhin beim Menschen bleiben.
Gut geeignet
- Wiederkehrende Aufgaben
- Klare Auslöser
- Strukturierte Daten
- Definierte Folgeprozesse
- Wiederkehrende Benachrichtigungen
- Vorbereitende Arbeit
Nicht blind automatisieren
- Komplexe Einzelfallentscheidungen
- Unklare Prozesse
- Sensible Freigaben
- Abläufe ohne klare Regeln
- Prozesse ohne erkennbaren Nutzen
06 / ZUSAMMENARBEIT
So entwickelt WERKIQ Automatisierungen.
- 01
Ablauf verstehen
Wir betrachten den bestehenden Prozess, seine Ziele, Systeme und Regeln.
- 02
Automatisierbare Schritte bestimmen
Wir trennen wiederkehrende Arbeit von Entscheidungen und Sonderfällen.
- 03
Workflow entwickeln
Wir setzen den definierten Ablauf technisch sauber und nachvollziehbar um.
- 04
Prüfen und einführen
Wir testen den Workflow und führen ihn kontrolliert in den vorgesehenen Prozess ein.
07 / HÄUFIGE FRAGEN
Häufige Fragen – kurz beantwortet.
Was bedeutet Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung bedeutet, dass festgelegte Schritte eines Ablaufs automatisch ausgeführt werden. Ein definiertes Ereignis startet den Ablauf, Informationen werden weitergegeben und der nächste Arbeitsschritt wird vorbereitet.
Welche Abläufe können automatisiert werden?
Geeignet sind vor allem regelmäßig wiederkehrende Abläufe mit klaren Auslösern und Regeln. Dazu können die Übernahme von Anfragen, die Weitergabe von Daten, vorbereitende Dokumentenarbeit, Benachrichtigungen oder Folgeaufgaben gehören.
Brauche ich dafür neue Software?
Nicht zwingend. Zuerst wird geprüft, ob der geplante Ablauf mit der vorhandenen Arbeitsweise und Software sinnvoll umgesetzt werden kann. Neue Software wird nur dann berücksichtigt, wenn sie für den konkreten Prozess notwendig ist.
Kann bestehende Software eingebunden werden?
Ob ein bestehendes System eingebunden werden kann, hängt von seinen technischen Schnittstellen und Zugriffsmöglichkeiten ab. Das wird vor einer Umsetzung geprüft.
Was ist der Unterschied zwischen KI und Automatisierung?
KI verarbeitet und versteht Inhalte, etwa Texte oder Fragen. Automatisierung führt dagegen vorher definierte Schritte eines Ablaufs aus. Beide Leistungen können unabhängig voneinander eingesetzt oder sinnvoll kombiniert werden.
Können Mitarbeiter weiterhin Freigaben und Entscheidungen übernehmen?
Ja. Entscheidungen, Freigaben, Sonderfälle und fachliche Beurteilungen können bewusst bei den zuständigen Mitarbeitern bleiben. Der automatisierte Ablauf bereitet dann die notwendigen Informationen und den nächsten Schritt vor.
WERKIQ / AUTOMATION
Welcher Ablauf kostet jeden Tag unnötige Arbeit?
Zeigen Sie uns einen wiederkehrenden Prozess. Wir prüfen, welche Schritte sich sinnvoll automatisieren lassen.