WERKIQ / AUTOMATION
WERKIQ entwickelt von Dortmund aus individuelle Automatisierungen für Unternehmen in ganz Deutschland. Wiederkehrende Schritte können automatisch ausgeführt, Informationen weitergegeben und Aufgaben für Mitarbeiter vorbereitet werden.
01 / WAS AUTOMATISIERUNG BEDEUTET
Viele Unternehmensprozesse bestehen aus wiederkehrenden Schritten. Prozessautomatisierung übernimmt diese verlässlich, bereitet Informationen vor und leitet den Ablauf weiter – bis ein Mitarbeiter entscheiden oder den nächsten Schritt übernehmen soll.
Eine Anfrage geht ein oder ein definierter Status wird erreicht.
Festgelegte Schritte werden in der vorgesehenen Reihenfolge ausgeführt.
Informationen sind vorbereitet und die nächste Aufgabe steht bereit.
02 / WAS WIR AUTOMATISIEREN
Neue Anfragen strukturiert übernehmen und für die weitere Bearbeitung vorbereiten.
Informationen zwischen geeigneten Formularen, Anwendungen und Systemen weitergeben.
Dokumente erfassen, zuordnen, weiterleiten oder für die Bearbeitung vorbereiten.
Folgeaufgaben vorbereiten, Verantwortliche informieren und Freigaben einholen.
Nachrichten oder Hinweise auslösen, wenn definierte Bedingungen erfüllt sind.
Abläufe entwickeln, die auf einen konkreten Unternehmensprozess zugeschnitten sind.
03 / KONKRETE BEISPIELE
Verständliche Workflows aus dem Arbeitsalltag – für reale Einsätze in Unternehmen.
Kundenanfrage
Eine Website-Anfrage wird erfasst, strukturiert und als klare Aufgabe angelegt.
Anfrage erhalten
Eingang über Website oder Formular.
Daten erfassen
Informationen werden erfasst und strukturiert.
Mitarbeiter prüft und entscheidet
Durchsicht, Plausibilitätscheck und Entscheidung.
Aufgabe erstellt
Eine klar definierte Aufgabe wird im System angelegt.
Dokument
Eingehende Dokumente werden erfasst, zugeordnet und für die weitere Verarbeitung freigegeben.
Dokument eingegangen
Eingang per E-Mail, Upload oder Schnittstelle.
Informationen zuordnen
Informationen werden nach definierten Regeln zugeordnet.
Mitarbeiter prüft
Inhalte, Vollständigkeit und Relevanz werden geprüft.
Weiterverarbeitung
Das Dokument wird gezielt weitergeleitet oder verarbeitet.
Status und Freigabe
Statusänderungen, interne Abstimmungen und Freigaben laufen nachvollziehbar und kontrolliert ab.
Status erreicht
System oder Prozess meldet einen neuen Status.
Beteiligte informiert
Relevante Personen erhalten automatisch eine Information.
Mitarbeiter entscheidet
Entscheidung, Freigabe oder fachliche Anpassung.
Folgeaufgabe starten
Der Prozess wird fortgesetzt oder abgeschlossen.
04 / ABGRENZUNG
KI und Automation können unabhängig voneinander eingesetzt oder sinnvoll miteinander kombiniert werden.
05 / SINNVOLL EINSETZEN
Automatisierung eignet sich besonders für Abläufe, die regelmäßig nach klaren Regeln stattfinden. Entscheidungen und Sonderfälle können weiterhin beim Menschen bleiben.
06 / ZUSAMMENARBEIT
Wir betrachten den bestehenden Prozess, seine Ziele, Systeme und Regeln.
Wir trennen wiederkehrende Arbeit von Entscheidungen und Sonderfällen.
Wir setzen den definierten Ablauf technisch sauber und nachvollziehbar um.
Wir testen den Workflow und führen ihn kontrolliert in den vorgesehenen Prozess ein.
07 / HÄUFIGE FRAGEN
Prozessautomatisierung bedeutet, dass festgelegte Schritte eines Ablaufs automatisch ausgeführt werden. Ein definiertes Ereignis startet den Ablauf, Informationen werden weitergegeben und der nächste Arbeitsschritt wird vorbereitet.
Geeignet sind vor allem regelmäßig wiederkehrende Abläufe mit klaren Auslösern und Regeln. Dazu können die Übernahme von Anfragen, die Weitergabe von Daten, vorbereitende Dokumentenarbeit, Benachrichtigungen oder Folgeaufgaben gehören.
Nicht zwingend. Zuerst wird geprüft, ob der geplante Ablauf mit der vorhandenen Arbeitsweise und Software sinnvoll umgesetzt werden kann. Neue Software wird nur dann berücksichtigt, wenn sie für den konkreten Prozess notwendig ist.
Ob ein bestehendes System eingebunden werden kann, hängt von seinen technischen Schnittstellen und Zugriffsmöglichkeiten ab. Das wird vor einer Umsetzung geprüft.
KI verarbeitet und versteht Inhalte, etwa Texte oder Fragen. Automatisierung führt dagegen vorher definierte Schritte eines Ablaufs aus. Beide Leistungen können unabhängig voneinander eingesetzt oder sinnvoll kombiniert werden.
Ja. Entscheidungen, Freigaben, Sonderfälle und fachliche Beurteilungen können bewusst bei den zuständigen Mitarbeitern bleiben. Der automatisierte Ablauf bereitet dann die notwendigen Informationen und den nächsten Schritt vor.
WERKIQ / AUTOMATION
Zeigen Sie uns einen wiederkehrenden Prozess. Wir prüfen, welche Schritte sich sinnvoll automatisieren lassen.